В середньому генеральний директор (CEO) працює близько 300 днів на рік та 14 годин на добу, що в сумі дає 4200 щорічних годин роботи. Складається враження, що це купа часу, однак насправді його недостатньо. Близько 30% цього часу витрачається на опрацювання електронної пошти, ще третина – на різні зустрічі, і в результаті продуктивність більшості робочих годин зводиться нанівець. Тому для максимізації власної продуктивності важливо звернути увагу на вісім важливих стратегій, які допоможуть оптимізувати робочий час для вашої організації.

Навчіться відмовляти

З розвитком вашої компанії до вас все більше звертатимуться люди чи то з пропозиціями зустрітися на чашку кави, чи то з проханнями про послугу. Це – повільна смерть. У певний момент до вас точно звернеться старий друг дитинства, з яким ви не тримали зв'язок понад 20 років, із проханням познайомити його з вашими впливовими друзями на фейсбуці. Саме в таких випадках вам знадобиться вміння відмовляти.

Звісно, відмовляти буває важко. Якщо ви стали успішним у своїй справі значною мірою завдяки іншим людям, ви будете прагнути віддячити допомогою й іншим, однак все ж необхідно окреслити межу своєї вдячності. В ситуаціях, які потребують надмірного альтруїзму, в нагоді стають шаблонні листи. Створіть низку шаблонів відмов та надсилайте їх людям, допомога яким чи зустріч із якими потенційно ускладнить ваш графік роботи, ставши на заваді виконанню більш важливих завдань.

Оптимізуйте опрацювання електронних листів

Для збільшення продуктивності роботи необхідно обрати оптимальну стратегію опрацювання електронних листів. Таких стратегій є в основному три:

1. Опрацювання листів мірою їхнього надходження. Для цього необхідно тримати сторінку електронної пошти відкритою весь день, відповідаючи на кожен лист одразу ж після його отримання – що, втім, заважатиме зосередитись на серйозних проектах, адже постійне вас відволікатиме.

2. Перевірка електронної пошти фіксовану кількість разів (наприклад, два або чотири) протягом дня.

3. Асистенція. Для перевірки пошти можна скористатися допомогою реального або віртуального асистента, який сортуватиме листи за важливістю та відмічатиме ті, що дійсно потребують уваги.

Найбільш оптимальною з цих стратегій є третя, однак за відсутності асистента можна обрати й другу, що також є досить ефективною, адже дозволяє зосереджуватись на завданнях, які потребують безроздільної уваги. Постійне ж перемикання між контекстами, що його передбачає перша стратегія, знизить якість виконання всіх завдань.

Корисно також взяти до уваги такі базові алгоритми опрацювання листів: якщо можете відповісти на лист за дві хвилини, зробіть це негайно; якщо лист вимагає більше часу, перемістіть його в свій менеджер завдань для пізнішого опрацювання. Так можна впорядкувати завдання та електронні листи за пріоритетністю, не витрачаючи більшості часу саме на пошту.

Збалансуйте свою енергію

Однією з ключових проблем сучасності є сидячий спосіб життя, адже для того, щоб тримати свій організм у тонусі, людям необхідно рухатись. Рух сприяє більш ефективному функціонуванню протягом дня, допомагаючи відчувати себе сповненими енергії. Тому людям, чиї професії пов’язані з переважно сидячим способом життя, важливо поєднувати свої робочі обов’язки з фізичними навантаженнями. Так, наприклад, корисно виконувати невеликі фізичні вправи (в мережі неважко знайти цілі комплекси вправ на різні групи м’язів, що вимагають не більше 7 хвилин на день).

При цьому, однак, збалансування енергії пов’язане не лише з потребою у фізичних навантаженнях, але і з розумінням вашого внутрішнього ритму. Не новина, що всі люди по-різному почуваються протягом дня. Зокрема, дехто переживає пік своєї продуктивності у першій половині дня, дехто – у другій. Важливо взяти до уваги особливості власного організму, складаючи свій денний графік. Варто пам’ятати і про важливість перерв, протягом яких ви взагалі не будете говорити і думати про роботу, а цілком перемкнете свою увагу, наприклад, на прогулянку або прослуховування музики.  

Складайте описи своїх практик

Вкрай корисно складати детальні описи того, що вам необхідно робити більш ніж три рази протягом дня. Це дозволить створити зручний алгоритм дій, який ви зможете передати своїм колегам для того, щоб вони брали з вас приклад. Так ви підвищите свою продуктивність і не витрачатимете часу на пояснення того, як виконувати те чи інше завдання. Такі записи дозволять систематизувати діяльність вашої організації, надаючи базові алгоритми виконання ключових завдань.

Беріть максимум від зовнішніх зустрічей

Зустрічаючись із людьми, важливими для розвитку вашої справи, використовуйте шанс взяти від них максимум інформації, що сприятиме вашому вдосконаленню. Ставте конкретні питання, які допоможуть поліпшити вашу співпрацю з ними. Зокрема, дуже цінно з’ясувати, з якими професійними випробуваннями стикаються ваші клієнти. Знаючи потреби клієнтів ваших клієнтів, ви зможете допомогти власним клієнтам вирішувати пов’язані з цим проблеми.

Крім того, для зміцнення комунікації дуже цінно поєднувати особисте та професійне. Навіть прості питання на кшталт планів щодо відпустки сприяють зміцненню ваших зв’язків. Запам’ятовуйте відповіді ваших клієнтів, демонструючи це в подальшому спілкуванні. Наприклад, якщо клієнт любить велопрогулянки, надішліть йому класний веломаршрут. Такі деталі помітно впливають на співпрацю.

Оптимізуйте внутрішні зустрічі

Стартап-команди проводять забагато зустрічей, число яких доцільно зменшити. Зокрема, необхідно замінити зустрічі щодо стану роботи звичайним звітом, який ваша команда читатиме раз на тиждень в Google Docs.

Однією з ключових проблем стартапів є також задовге мучення перед прийняттям зворотних рішень. Всі зворотні рішення приймайте швидко, попередньо проаналізувавши необхідну інформацію. Прийняття незворотних рішень потребує більше часу на обговорення, до якого варто залучити своїх радників та дирекцію. Однак і в таких ситуаціях не затягуйте процес, адже однією з ключових переваг стартапу є мобільність, що уможливлює швидке внесення коректив.

Задійте асистентів

Технології суттєво підвищують продуктивність, однак і вони мають межі. З цієї причини варто користуватись допомогою реального асистента, і бажано, щоб він працював із вами в одному офісі. Віртуальні програми-асистенти і сервіси на кшталт TaskRabbit дуже ефективні у виконанні конкретного ряду завдань, однак вони не допоможуть вам приймати рішення. Реальний асистент значно розширить ваші можливості, зокрема надсилаючи за вас подарунки, складаючи ваш розклад тощо.

Спілкуйтесь зі своєю командою

Щоб збільшити ефективність роботи вашої команди, часто потрібно поліпшити умови її праці. Тому дуже важливо тримати зв'язок зі своїми колегами, ставлячи їм правильні питання. Одними з найважливіших питань є такі:

1. Що заважає вам робити більше?

2. Які перешкоди у вашій роботі я можу усунути?

3. Які ресурси чи процеси дозволили б вам працювати максимально швидко?

Дуже часто члени вашої команди потрапляють у ситуації, які вимагають від них надмірного перфекціонізму або відповідальності, заважаючи рухатись далі в роботі. Однією з таких ситуацій є, наприклад, необхідність відмовити важливому для вашої організації контакту. Саме тому необхідно брати всі ризиковані рішення на себе. 80% ваших справ мають стосуватись безпосередньо найбільш ризикованих та важливих завдань вашої організації, і тільки 20% – менш значущих справ. Не ставте свою команду в ситуації, що вимагають від них надмірної відповідальності. Швидкість – ключ до розвитку вашої організації, а надмірна відповідальність часто уповільнює роботу.

Всі ці прості стратегії дозволяють оптимізувати використання 70% вашого робочого часу. Завдяки їм ви зможете витрачати менше часу на зустрічі та електронну пошту, і що найважливіше – ви нарешті зосередитесь на дійсно важливих справах, надихаючи людей, укладаючи угоди та змінюючи світ.

Джерело: firstround.com