Уроки підприємництва: як листуватися?

Уроки підприємництва: як листуватися?

1140 3 хвилини хв. читання
14.11.2013
Головна редакторка онлайн-видання 99U Джоселін Ґлей радить, як формулювати прохання в електронних листах

Більшість електронних листів опиняються в смітнику ще до прочитання. Окрім спаму – це пропозиції, звернення та фідбеки. А найчастіше там опиняються листи-прохання. Бо їх треба вміти писати.

1. Зробіть так, щоб адресату було легко погодитись

В електронних листах ми часто звертаємося до людей з проханнями та пропозиціями, але при цьому недостатньо ясно проговорюємо, яких саме дій ми від них хочемо. Замість того, щоб відповісти нам згодою, наш адресат у кращому випадку буде витрачати час на подальші уточнення, а то й узагалі не відреагує. У повідомленні потрібно чітко сформулювати прохання, на яке можна дати безпосередню ствердну відповідь.

2. Вигадайте цікаву тему повідомлення

Тема повідомлення важлива, як і будь-який заголовок. Вона може не лише наперед визначити ставлення адресата до вашого повідомлення, але й вплинути на те, чи буде воно взагалі прочитане. Як правило, цінується ясність та лаконічність теми, але також важливо уникати шаблонних формулювань. Не варто втрачати шанс зацікавити чи навіть заінтригувати адресата елегантно сформульованим заголовком.

3. Заручіться довірою

Коли люди читають електронні листи від незнайомих осіб, у них часто виникає мовчазне запитання: «Що мені з того?». Щоб подолати первинну недовіру адресата, потрібно повідомити йому інформацію, яка переконає його, що з вами варто мати справу. Наприклад, якщо ви пропонуєте співпрацю з вашою організацією, вам слід зазначити основні факти, що свідчать про її успішність. Інший спосіб заручитися довірою людини – дати їй зрозуміти, що ви знайомі з її професійною діяльністю та цікавитеся нею.

 Steve Rura

4. Висловлюйтеся стисло та по суті

Не слід розраховувати на те, що адресат прочитає ваше повідомлення цілком. Намагайтеся викласти основний його зміст вже у перших двох реченнях. Якщо ваше прохання все ж потребує певного вступу, пишіть якомога стисліше та виділяйте найголовніше за допомогою форматування (наприклад, жирним шрифтом). Саме прохання слід зробити особливо чітким та помітним.

5. Якщо можете, встановіть дедлайн

Зазвичай люди соромляться призначати дедлайни в електронних листах, особливо коли пишуть комусь вперше. Проте для ділових людей дедлайни є корисними інструментами самоорганізації. Завдання, які треба виконати у конкретний термін, сприймаються як пріоритетні, а більш абстрактні прохання нерідко відкладаються в довгу шухляду. Призначаючи дедлайн, ви допомагаєте людині ефективніше опрацювати ваш запит.

6. Будьте цікавими та зацікавленими

Не надсилайте шаблонних повідомлень. Дайте людині зрозуміти, що ви про неї щось знаєте. Не зайвим буде пояснити, чому вас цікавить саме вона, а також чому ви можете бути цікавими для неї. Спробуйте встановити з нею контакт – спілкуйтеся осмислено, вдумливо та дотепно.

 Steve Rura

 7. Ніколи не використовуйте слово «синергія»

Ніщо в електронному листуванні не насторожує так, як слово «синергія». Людина, яка його вживає, формулюючи прохання, дає зрозуміти, що не здатна запропонувати нічого конкретного. Якщо хочете позитивної реакції з боку адресата, виявіть до нього повагу та обміркуйте як слід своє прохання чи пропозицію.

8. Перегляньте ваше повідомлення на телефоні

Якщо ви бачите своє важливе прохання на десктопі комп’ютера, не забувайте, що з великою ймовірністю його будуть читати з мобільного пристрою. Те, що на десктопі виглядає читомо, на екрані мобільного може видатися нескінченним «простирадлом». Ви вже мали зробити своє повідомлення якомога стислішим, але перегляньте його на телефоні і, якщо треба, скоротіть іще.

І лише тепер надсилайте.

Радикальна ідея реконструкції сучасної економічної системи, яка вже не влаштовує більшість

Наша особиста гідність співзалежна з гідністю нашого оточення. Не можна бути гідним чи гідною окремо від усіх